סקירה כללית

בבסיסו, מוקד שירות מורכב מצוותים שונים ותתי-צוותים של נציגים, כל אחד עם הכישורים, המומחיות והידע שלו הספציפיים למיקום, לערוצים, למוצרים ועוד. מדריך זה מפרט על יצירה, הגדרה וניהול של צוותים ב-CommBox.

הגדרות ראשוניות של הצוותים החדשים

בפלטפורמת CommBox, נווטו אל הגדרות > צוותים כדי להגדיר את מבנה הצוות הארגוני, את ההגדרות, ואת הנכסים האחידים. 

מהו נכס של צוות? נכסי צוותים כוללים: מסנני תיבת דואר נכנס, תגיות ופריטי בסיס ידע. ככלל, ככל שהנכס הוא יותר גנרי, כך עליו להיות ברמה גבוהה יותר בהיררכיה הארגונית כדי למנוע שכפול ולאפשר ליותר קבוצות להשתמש בו. כל צוות יכול לרשת נכסים מצוותים בענף שלו שנמצאים בהיררכיה ארגונית גבוהה יותר. הקבוצות הללו נקראות “קבוצות אב“. כל שינוי בהגדרות בשלב זה ישפיע על כל הנציגים והצוותים בארגון.

הערה: עבור שלב זה נדרשות הרשאות מנהל.

יצירת צוותים חדשים

1. בפלטפורמת CommBox, נווטו אל הגדרות > צוותים ולחצו על “+ הוספת צוות חדש“ בחלק העליון של דיאגרמת העץ.
2. בתיבת הדו-שיח “צוות חדש“, הזינו את המידע הבא:
   1. שם ייחודי לצוות.
   2. הגדירו את מיקומי ההיררכיה על ידי בחירת צוות ראשי שתחתיו יתפקד הצוות החדש.
   3. הוסיפו חברים לצוות על ידי לחיצה על עיגולי השיוך, בחירת נציגים ולחיצה על “שמור“.
   4. העלאת תמונה עבור הצוות (אופציונלי)
   5. לחצו על “שמירה“.

עריכה או מחיקה של צוותים

1. בפלטפורמת CommBox, נווטו אל הגדרות > צוותים ובחרו את הצוות הרצוי מתוך דיאגרמת העץ בחלונית הימנית.
2. לחצו על תפריט 3-הנקודות הנפתח בפינה השמאלית העליונה, ולאחר מכן “עריכה“ או “מחיקה“.
3. בעת העריכה, ניתן לשנות את שם הצוות, את מיקומי ההיררכיה של הצוות, להוסיף או להסיר נציגים ולהעלות תמונה חדשה עבור הצוות.

כדי להסיר חבר צוות, רחפו מעל ראשי התיבות של הנציג ולחצו על ה-x האדום הקטן שמופיע בפינה.

כדי להוסיף חברים לצוות, לחצו על עיגולי השיוך ובחרו את הנציגים עבור הצוות.

4. לחצו על “שמירה“.

הערות:

א. בעת שינוי מיקומי ההיררכיה של הצוות, המיקום של צוותי "ילדים" ינועו יחד עם צוות "האב" שלהם (הצוות הראשי).

ב. הגישה למסנני תיבת דואר נכנס, לתגיות ולפריטים ממאגר הידע תלויה במיקום הצוות במבנה הארגוני. בעת העברת צוות לענף אחר, ייתכן שהגישה לנכסים מהענף המקורי כבר לא תופיע.

ג. בעת מחיקת צוות, כל קבוצות הבת של צוות זה יעלו רמה אחת למעלה בהיררכיה שלהן.

הענקת הרשאות למנהל צוות

למנהל צוות צריכות להיות הרשאות ניהול מוגבלות לניהול נכסי הצוות שהוקצו לנציגים. מנהל הצוות יכול ליצור צוותים, למקם אותם בתוך הארגון ולשייך להם את מסנני תיבת הדואר הנכנס, את התגיות ואת הפריטים ממאגר הידע המתאימים והרלוונטיים. רק מנהלי צוות או אדמיניסטרטורים יכולים להעניק לנציג הרשאות של מנהל צוות. ניתן לשייך את המנהל החדש לצוות שלו או לכל צוות שמתחתיו בהיררכיה הארגונית.

כדי להעניק לנציג הרשאות של מנהל צוות:

1. תחת “צוות“, בחרו “ניהול“ בתוך הצוות הרצוי.
2. בפינה העליונה ליד סימון הנציגים, לחצו על העיגול עם סימן + כדי לבחור נציגים נוספים שינהלו את הצוות.

הערה: מנהלי צוותים הופכים לחברים בצוות שלהם באופן אוטומטי.